Arbeitsvertrag, Einsatzinformation, Fehlzeitkonto: Warum und auf welche Art Sie diese drei Dokumente für Ihre Arbeitnehmer digitalisieren sollten

Sie führen ein Zeitarbeitsunternehmen oder arbeiten in dessen Verwaltung? Dann kennen Sie sicher die bürokratischen Herausforderungen des Sektors. Die kurze Dauer der Zeitarbeitsverhältnisse sorgt für viel Papierkram, denn Sie haben Zeitarbeitern gegenüber ähnlich viele juristische Verpflichtungen wie bei Festangestellten. Im Vorfeld des Arbeitsverhältnisses aber auch danach müssen bestimmte Dokumente ausgefüllt werden. Warum einige Dokumente in der Zeitarbeit besonders wichtig sind, soll im folgenden Artikel erläutert werden. Zugleich soll aufgezeigt werden, warum es sinnvoll ist, diese Dokumente zu digitalisieren – denn als Zeitarbeitsunternehmen haben Sie keine Zeit für unnötige Papierberge zu verlieren.

Wichtige Dokumente in der Zeitarbeit

Zu den wichtigen Dokumenten in der Zeitarbeit gehören definitiv der Arbeitsvertrag, die Einsatzinformation und das Fehlzeitkonto. Diese drei Dokumente sind essentiell, um das On-Boarding des Zeitarbeiters zu ermöglichen und einen erfolgreichen Arbeitseinsatz zu gewährleisten. Im Folgenden möchten wir Ihnen diese drei Dokumente zunächst vorstellen:
Arbeitsvertrag
Ein gewissenhaft verfasster Arbeitsvertrag ist die wichtigste Basis für ein Zeitarbeitsverhältnis. Er legt die Dauer des Arbeitseinsatzes sowie die Arbeitsbedingungen detailliert fest. Hier müssen Sie genau darauf achten, keine Informationen zu vergessen, denn der Arbeitsvertrag stellt eine rechtliche Bindung für Sie und den Arbeitnehmer dar.
Der Arbeitsvertrag muss Informationen über die Höhe des Lohns, die Urlaubsansprüche und die Absicherung im Krankheitsfall erhalten. Der Arbeitsvertrag muss von beiden Seiten unterschrieben werden, wobei eine digitale Unterschrift im Zeitalter der Digitalisierung inzwischen sehr verbreitet ist.
Einsatzinformation
Die sogenannte Einsatzinformation dient dazu, genau festzuhalten, worin das Arbeitsverhältnis besteht. Sie gibt genaue Details über die im Rahmen des Arbeitseinsatzes zu erledigenden Aufgaben, die Ziele des Arbeitseinsatzes, seine Dauer und den für die Arbeit nötigen Aufwand. Genau wie der Arbeitsvertrag ist das Dokument ein wichtiges Referenzdokument für das Arbeitsverhältnis. Im Gegensatz zum Arbeitsvertrag detailliert das Dokument die Tätigkeiten in ihren Feinheiten.
Achten Sie darauf, keine wichtigen Informationen zu vergessen, da Ihre Arbeitnehmer genau wissen sollten, worin der Arbeitseinsatz besteht. Zudem stellt die Einsatzinformation eine Absicherung für beide Seiten dar – es liegt also auch in Ihrem Interesse, dass diese alle wichtigen Informationen enthält.
Die Einsatzinformation sollte ihrem Sinn entsprechend vor Beginn des Arbeitseinsatzes übermittelt werden.
Fehlzeitkonto
Im Fehlzeitkonto werden, wie der Name schon sagt, Fehlzeiten Ihres Zeitarbeitnehmers erfasst. Wer in Deutschland ein Arbeitsverhältnis – gleich welcher Art – eingeht, hat einen Anspruch auf bezahlten Urlaub. Dies gilt auch in der Zeitarbeit! Auch wenn es sich hierbei in der Regel um eher kurze Arbeitsverhältnisse handelt, gilt der gesetzliche Urlaubsanspruch. Bei einer Sechs-Tage-Woche haben Zeitarbeitnehmer jährlich einen Anspruch auf 24 freie Werktage. Dies entspricht bei einer üblichen Arbeitszeit von 5 Tagen pro Woche also 20 freien Arbeitstagen.
Hierbei müssen Sie beachten, dass der Arbeitsnehmer eine Wartezeit von sechs Monaten erfüllt haben muss, bevor er einen vollen Urlaubsanspruch erwirbt. Scheidet der Leiharbeiter vor Ablauf der Wartezeit aus dem Arbeitsverhältnis aus, darf er pro Arbeitsmonat nur ein Zwölftel des Jahresurlaubs nehmen. Hierbei gilt, dass die Wartezeit nicht in einem Kalenderjahr erfüllt werden muss. Wenn der Gesetzgeber das Kalenderjahr als Urlaubsjahr bestimmt hat, hat das Auswirkungen auf Entstehen, Fälligkeit und Bestand des Anspruchs, nicht jedoch für die Berechnung der Wartezeit. Nach Ablauf der Wartezeit besteht der jährliche Urlaubsanspruch dann mit Beginn des Jahresanfangs.
Neben dem Urlaubsanspruch haben Zeitarbeitnehmer genau wie normal Beschäftigte ein Recht auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Auch diese Fehlzeiten sollten im Fehlzeitkonto erfasst werden.
Warum eine Digitalisierung Ihrer Dokumente sinnvoll ist
Nun da Sie die wichtigsten drei Dokumente kennen, stellt sich die Frage nach der optimalen Organisation im Umgang mit diesen Dokumenten.
Lange Zeit wurden Arbeitsvertrag, Einsatzinformation und Fehlzeitkonto in Papierform erstellt, ausgefüllt und unterschrieben. Diese Herangehensweise hat jedoch zahlreiche Nachteile. Als Zeitarbeitsunternehmen haben Sie mit vielen verschiedenen Menschen zu tun und Ihre Zeit ist kostbar. Sie können es sich daher nicht erlauben, bei der Verwaltung unnötig Zeit zu verlieren. Eine Verwaltung in Papierform kostet Sie jedoch in der Regel einiges an zeitlichem Aufwand. Sie müssen ständig zum Drucker laufen, alles per Hand ausfüllen, per Post verschicken und mehrere Tage auf eine Antwort warten.
Zum Glück gibt es im Zeitalter der Digitalisierung inzwischen Möglichkeiten, seinen zeitlichen Aufwand drastisch zu reduzieren. Die Vorteile einer Digitalisierung sind dabei beachtlich. Zunächst ermöglicht Ihnen eine Digitalisierung, Dokumente weitaus schneller zu bearbeiten und zu versenden. Füllen Sie Ihre Dokumente digital aus, können Sie alles bequem und weitaus kostengünstiger verschicken.
Zudem gehen Dokumente weitaus weniger leicht verloren. Denken Sie hier an die geltenden Pflichten zur Langzeitarchivierung. Alle wichtigen Unterlagen mit personenbezogenen Daten müssen sicher aufbewahrt werden. Und das geht mit digitalen Dokumenten viel leichter. Sie brauchen keinen physischen Stauraum und müssen keinen Datenverlust durch Brände oder Überschwemmungen fürchten. Zudem haben Sie jederzeit Zugriff auf die Daten und müssen nicht erst Aktenordner im Keller durchsuchen. Mit nur wenigen Klicks stehen Ihnen alle Dokumente zur Verfügung.
Als Zeitarbeitsunternehmen ist zudem die Beziehung zu Ihren Arbeitnehmern essentiell. Riskieren Sie nicht die guten Beziehungen durch schludrige Bürokratie. Digitalisierte Prozesse wirken viel professioneller, ersparen Ihren Arbeitnehmern Zeit und sorgen so für bessere Beziehungen zwischen den Zeitarbeitsunternehmen und den Zeitarbeitnehmern.
So kann Ihnen Coffreo bei der Digitalisierung helfen
Nun da Sie die Vorteile einer Digitalisierung von Arbeitsvertrag, Einsatzinformation und Fehlzeitkonto kennen, fragen Sie sich sicher, wie sich diese Digitalisierung in die Tat umsetzen lässt. Inzwischen gibt es entsprechende digitale Helfer, die Ihnen einiges an Arbeit abnehmen können. Eine dieser effizienten Lösungen in Coffreo.
Coffreo hat sich zum Ziel gemacht, Zeitarbeitsunternehmen und ihren Mitarbeitern den Arbeitsalltag zu erleichtern, indem wir den Schritt in Richtung Digitalisierung gemeinsam mit ihnen gehen. Wir möchten, dass Sie als Zeitarbeitsunternehmen durch eine smarte Digitalisierung bei Ihren administrativen Prozessen Zeit sparen und diese an anderer Stelle besser nutzen können. Die freigesetzte Zeit lässt sich beispielsweise für die Ausbildung der Zeitarbeitnehmer und die Pflege Ihrer Kundenkontakte nutzen.
Coffreo bietet Ihnen die Möglichkeit, Verträge digital zu unterschreiben. Insbesondere diese Funktion kann Ihnen einigen Arbeitsaufwand ersparen. Sie müssen nicht mehr mühsam Dokumente per Post hin- und herschicken, sondern können alles in wenigen Klicks übermitteln. Auch alle weiteren für das On- und Offboarding relevanten Informationen können Sie so übermitteln. Der alten Papierform können Sie auf diese Weise getrost auf Wiedersehen sagen und die Vorteile einer digitalen Verwaltung voll genießen.
Sollten Sie Interesse an Coffreo bekommen haben, können Sie hier gerne eine Demo anfordern. Wir stehen Ihnen jederzeit bei Fragen zur Verfügung.

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