Personaldienstleister: Gute Praxisbeispiele von Digitalisierungsexperten

Zeitersparnis, finanzielle Einsparungen, höhere Kundenzufriedenheit, stärkere Bindung von Zeitarbeitnehmern usw. Für ein Personaldienstleister kann die richtige Nutzung digitaler Tools ein wichtiger Trumpf sein, um seine Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Allerdings ist der Reifegrad in diesem Bereich sehr unterschiedlich. Einige Niederlassungen haben ihre Prozesse vollständig entmaterialisiert, während bei anderen noch immer das Papier regiert. 

Wirklich ausgereifte Organisationen sind diejenigen, die für jeden der Schlüsselprozesse, die den Alltag eines Personaldienstleisters ausmachen, die richtigen Werkzeuge und Praktiken eingeführt haben. Schauen wir uns an, wie sie das tun.

 

Recruiting  und Umverteilung

In diesem Bereich stützen sie sich bei drei wesentlichen Aktivitäten auf die Digitalisierung: Identifizierung neuer Kandidaten, Nachverfolgung von Bewerbungen und Nutzung ihres Pools von Zeitarbeitnehmern.

Um für ihre Einsatzangebote zu werben und neue Bewerber anzuziehen, veröffentlichen sie nicht nur alle ihre Angebote auf ihrer Website, sondern nutzen auch Tools wie Jobbörsen (Monster, Indeed, RegionJob, PôleEmploi, MeteoJob, KellJob...) oder soziale Netzwerke (Facebook, LinkedIn, Instagram...). Diese Bemühungen helfen nicht nur dabei, bestimmte Stellen zu besetzen, sondern haben auch einen großen Einfluss auf ihre allgemeine Sichtbarkeit und helfen ihnen, ihre Arbeitgebermarke zu entwickeln, um auch spontane Bewerbungen anzuziehen.

Viele Unternehmen verwenden ein Bewerber-Tracking-System (ATS), um Informationen über Bewerber zu sammeln und zu analysieren.

Schließlich automatisieren sie das "Job Matching" so weit wie möglich. Durch den Einsatz von Datenbanken, künstlicher Intelligenz, Data Mining oder auch automatischer Sprachverarbeitung können sie die am besten geeigneten Profile schneller identifizieren.

 

Unterzeichnung von Einsatzverträgen

Die Niederlassungen, die bei der Digitalisierung am weitesten fortgeschritten sind, haben natürlich auch hier die Papierprozesse verbannt: Sie sind zu langsam und fehleranfällig. Sie vermeiden auch die Unterschrift per E-Mail, die sowohl auf Seiten des Zeitarbeitnehmers (Ausdruck des Dokuments, manuelle Unterschrift, Scan, Versenden einer E-Mail mit dem Dokument im Anhang usw.) als auch auf Seiten der Niederlassung (Überprüfung der Konformität der Dokumente, Archivierung der Anhänge usw.) einen hohen manuellen Aufwand erfordert und nicht als Original anerkannt wird, was vor Gericht zu Problemen führen kann.

Sie ziehen ihnen die elektronische Signatur vor, die Garantien für die Verwaltung der Identitäten der Unterzeichner und der elektronischen Signaturen bieten. Sie verwenden sie im Rahmen eines vollständigen und vollständig integrierten Prozesses, der insbesondere automatisierte Mahnungen erzeugt, um die Chancen auf eine schnelle Unterschrift zu maximieren. 

Verbreitung von Dokumenten

Wenn ein Zeitarbeitnehmer einen Einsatz beginnt oder beendet, muss er eine Reihe von Dokumenten erhalten, die die Niederlassung (Begrüßungsheft, Krankenkasse, Vorsorge...), das entleihende Unternehmen (Lageplan, allgemeine Sicherheitsvorschriften, Betriebsordnung...), den Einsatz (Sicherheitsvorschriften für den Einsatz, Arbeitszeiten...) betreffen oder zu deren Aushändigung die Niederlassung gesetzlich verpflichtet ist (Arbeitsbescheinigungen, Bescheinigung des Arbeitsamtes...). Bei einigen Dokumenten muss außerdem nachgewiesen werden können, dass sie dem Arbeitnehmer zur Kenntnis gebracht wurden. Dies erfordert einen Mechanismus zur Nachverfolgung der Übergabe und in einigen Fällen das Einholen einer Unterschrift bei der Übergabe.

Die Champions der Digitalisierung haben natürlich auch hier den Papier- oder E-Mail-Prozessen ein Ende gesetzt und stützen sich stattdessen auf Lösungen zur Digitalisierung, um :

    • Dokumente automatisch in Abhängigkeit von verschiedenen Parametern (Inhalt des Auftrags, Profil des Arbeitnehmers und des entleihenden Unternehmens usw.) zu verteilen ;
    • über einen Mechanismus verfügen, um den Austausch nachzuverfolgen und eventuell eine elektronische Signatur anzubringen, wenn es notwendig ist, die Zustimmung des Arbeitnehmers nachweisen zu können.

 

Stundenzettel

Der Stundenzettel ist eine unverzichtbare Etappe jedes Zeitarbeitseinsatzes, da er die Rechnungsstellung an das entleihende Unternehmen (EU) und die Erstellung des Lohnzettels für den Zeitarbeitnehmer ermöglicht. Die Verwaltung in Papierform oder per E-Mail führt unweigerlich zu Problemen wie Eingabefehlern und der Schwierigkeit, die Daten rechtzeitig zu erfassen.

Die reifsten Niederlassungen haben sich daher davon befreit und Lösungen eingeführt, die Folgendes ermöglichen:

    • Vereinfachung der Erfassung durch das entleihe Unternehmen, die sogar automatisiert werden kann, wenn sie an eine Stempeluhr angeschlossen wird;
    • die Übermittlung der Daten an die Lohn- und Gehaltsabrechnung Software zu automatisieren, ohne dass das Personal der Niederlassung die Daten erneut eingeben muss;
    • Automatisierung der Mahnungen bei Nichtübermittlung von Auszügen aus dem Ausland.

 

Gehaltsabrechnungen

Die Niederlassungen, die in Bezug auf die Digitalisierung am weitesten fortgeschritten sind, nutzen hier voll und ganz die Regelung, die es dem Arbeitgeber seit 2017 erlaubt, den Gehaltsnachweis ohne vorherige Zustimmung des Arbeitnehmers in elektronischer Form zu verteilen (Opt-out-Prinzip). Dies bedeutet für sie eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis, da sie den Entgeltnachweis nicht mehr ausdrucken und per Post versenden müssen. Sie verwenden dazu eine Lösung, die es ihnen insbesondere ermöglicht, bestimmte gesetzliche Verpflichtungen einzuhalten, die den Rahmen für dieses System bilden:

    • es muss eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger erstellt werden
    • der es dem Empfänger ermöglicht, eine Erklärung so aufzubewahren oder aufzuzeichnen, dass sie für ihn während eines angemessenen Zeitraums im Hinblick auf seine Verwendung zugänglich ist, und der geeignet ist, diese Erklärung unverändert wiederzugeben.

 

Archivierung

Schließlich greifen sie auf eine Lösung für einen digitalen Konto zurück, die der Norm NF Z42-020 entspricht, um :

  • alle Dokumente, die sich auf ihre Beziehung beziehen, im persönlichen Konto des Arbeitnehmers zu hinterlegen, auf den die Niederlassung keinen Zugriff hat.
  • dafür zu sorgen, dass jede der Parteien unabhängig auf die Beweismittel zugreifen kann.
  • Gewährleistung eines langfristigen Zugangs zu diesen Beweismitteln.

Alle Parteien sind somit autonom und nicht von einer anderen Partei abhängig, wenn es um die Aufbewahrung von Dokumenten geht. Jede hat so lange wie nötig direkten Zugang zu ihrem Exemplar.

Und wie weit sind Sie mit der Digitalisierung?

Wie man sieht, ist es nicht einfach, ein Champion der Digitalisierung zu sein. Es erfordert die Anwendung zahlreicher Technologien und bewährter Verfahren. Es gibt nur wenige Niederlassungen, die alle Kästchen abhaken. Und wo stehen Sie? Um Sie zu bewerten, schlagen wir Ihnen vor, unseren Online-Test zu machen, der Ihnen in 5 Minuten Ihren digitalen Reifegrad aufzeigt.

 

Sie können uns auch gerne an contact@coffreo.com schreiben.

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