Success story Torann-France

Torann-France, ein unabhängiger privater Sicherheitsdienst hat sich für die Lösung von Coffreo entschieden, um einen Teil seiner Personalabläufe zu digitalisieren. Seit Oktober 2020 verfügt das Unternehmen über einen Digitalisierungsdienst, der den sicheren Austausch von Dokumenten mit den Mitarbeitern erleichtert.

 

Vereinfachen, nachverfolgen, sichern, Papier sparen: So lauteten die ehrgeizigen Ziele von Torann-France. Bei Spezialisten im Bereich des Personen- und Objektschutzes kann es aufgrund von rasantem Unternehmenswachstum oder der Absicherung von großen Events schon einmal vorkommen, dass mehrere hundert neue Angestellte gleichzeitig eingestellt werden.

In solchen Situationen bestand die Schwierigkeit für Torann France darin, den Vertrag innerhalb der meist sehr knapp bemessenen Fristen abzuschließen, sowie in der Nachverfolgbarkeit des Vertragsabschlusses.

„Mit dem Wunsch, Verträge erstellen, verschicken, nachverfolgen zu können und vor Arbeitsaufnahme unterschrieben zurückerhalten, hat alles angefangen“, erklärt Yannis Serdimet, Leiter operative Koordinierung bei Torann-France.

„Der Lockdown sorgte für eine deutlich schnellere Digitalisierung der Prozesse, die bereits seit vier Jahren angedacht war“, so Serdimet weiter.

 

Einsparungen in Höhe von mehreren zehntausend Euro

Yannis Serdimet erklärt weiter, dass vor Einführung von Coffreo die Nachverfolgbarkeit der Unterlagen nicht optimal war und dass die Fristen für den jeweiligen Prozess nicht immer eingehalten wurden.

Wenn Beschäftigte beispielsweise mehrere Verträge pro Monat hatten, warteten sie oft darauf, alle auf einmal unterschrieben zurückschicken zu können. Eine Praktik, die nicht den Betriebsvorgaben entspricht.

Nach der Umstellung auf den digitalen Dokumentenaustausch mit Coffreo ist diese Problematik bei Torann-France Geschichte. Neben der Zeitersparnis, die Coffreo für den Austausch von Dokumenten bedeutet, können die Verträge darüber hinaus nun auch vollständig nachverfolgt und gesichert werden: „Mit Coffreo stehen uns fertige Standardverträge zur Verfügung und wir sind in der Lage, nachzuweisen, dass der Mitarbeiter entsprechend den für unser Unternehmen geltenden Vorschriften Einblick in die versandten Unterlagen hatte.

Ein weiterer Vorzug, den Yannis Serdimet anspricht, ist der Beitrag zum Umweltschutz. Seit 2018 investiert Torann-France in einen Digitalisierungsprozess, an dessen Ende das Ziel steht, vollkommen auf die Nutzung von Papier zu verzichten. „Wir müssen bei jedem Einsatz durchschnittlich vierzig Seiten an unsere Mitarbeiter schicken. Dank der Digitalisierung dieser Unterlagen können wir unseren ökologischen Fußabdruck verringern und gleichzeitig unsere Papier-, Druck- und Portokosten reduzieren. Der finanzielle Gewinn wird laut der Direktor der Operativen Koordination auf „mehrere zehntausend Euro pro Jahr“ geschätzt.

 

Schnelligkeit und Effizienz bei der Umsetzung

Seit der schrittweisen Einführung von Coffreo, deren Grundstein im Oktober 2020 gelegt wurde, nutzen mittlerweile sämtliche dreizehn Niederlassungen von Torann-France die Lösungen des Digitaldienstleisters. „Es handelt sich um eine landesweite Vorgabe“, betont Yannis Serdimet, der darüber hinaus erklärt, Torann-France habe alle notwendigen Vorkehrungen getroffen, um die Abläufe zur Unterzeichnung von Verträgen durch den von nun an systematischen Einsatz elektronischer Signaturen zu vereinfachen.

„Von 2 500 Angestellten wollten nur vier oder fünf weiterhin Unterlagen per Post erhalten, aber auch nur die Gehaltsabrechnung. Die neue Art der Vertragsunterzeichnung haben alle angenommen. Wir hatten den Wunsch, es unseren sämtlichen Mitarbeitern und ihrer beruflichen Laufbahn leichter zu machen. Mit Coffreo konnten wir diesen Wunsch Wirklichkeit werden lassen. Jetzt stellen wir bevorzugt „E-Agents“ ein, wie wir sie bei Torann France nennen.“

Um auch die größten Kritiker der Umstellung zu bekehren, stehen Schulungen auf von Coffreo gestellten Hilfsmitteln zur Verfügung. „Wir haben uns Zeit für die Schulung unserer Mitarbeiter und Teams genommen, damit alle für die Umstellung bereit waren. Bei neuen Angestellten ist die Schulung Teil unseres Eingliederungsprozesses, zu dem eine Videopräsentation von Torann-France gehört, aber auch Informationsvideos zu den Tools und Lösungen, die wir nutzen, darunter auch Coffreo.“

 

Eine richtige Partnerschaft

Auch bei der im Aufbau befindlichen Niederlassung in Belgien hält Torann-France an seiner Politik der Volldigitalisierung fest. „Wir haben bereits viele Dokumente und Informationen im Unternehmen digitalisiert: die Übermittlung der Dienstpläne, Urlaubsanfragen, Urlaubstauschanfragen... Unser nächstes Ziel: die bisher umgesetzten Digitalisierungsprozesse auf unser internes Schulungszentrum Asgarth Consultants übertragen.“ Yannis Serdimet kann die Lösungen von Coffreo anderen Unternehmen wärmstens empfehlen, insbesondere aufgrund des Einsatzes und der Verfügbarkeit der Ansprechpartner (in seinem Fall Philippe Gasull und Antonio Pereira). „Es ist eine richtige Partnerschaft entstanden. Coffreo hat immer ein offenes Ohr für unsere Anfragen und entwickelt sein Tool entsprechend weiter und umgekehrt können wir Coffreo zu mehr Präsenz in der Sicherheitsbranche verhelfen.“

Es besteht mit diesen potenziellen künftigen Nutzern von Coffreo also Aussicht auf (weitere) schöne Erfolgsgeschichten.

Sie möchten mehr über unsere Lösungen erfahren?