Intérim : 5 processus à automatiser pour gagner du temps en agence

La transformation digitale a révolutionné les méthodes de fonctionnement des agences d’intérim. Loin de l’image désuète que ces dernières pouvaient refléter il y a encore une quinzaine d’années, beaucoup se sont tournées vers des outils digitaux pour simplifier leurs processus. Certains nouveaux acteurs vont d’ailleurs plus loin en faisant le choix de se lancer uniquement sous forme digitale, même si nombre d’entre eux finissent tout de même par ouvrir quelques agences physiques.
Ce phénomène de digitalisation a évidemment été accentué par la crise sanitaire de la Covid-19 qui a obligé les acteurs de l’intérim les plus réticents au changement à revoir leur manière de travailler. Recrutement en ligne, signature électronique des contrats, envoi automatique des bulletins de paie… nombreuses sont les tâches à pouvoir être transposées en numérique sans pour autant limiter le contact humain, cher aux métiers du travail temporaire. Voici 5 des processus que vous pouvez automatiser facilement pour gagner en efficacité.

 

Accélérer et sécuriser la signature des contrats de travail

La signature des contrats de travail fait partie des grands problèmes rencontrés par les agences d’intérim. Il n’est pas rare que des intérimaires débutent leur mission sans avoir signé leur contrat. Au-delà du casse-tête et de la perte de temps que représente le fait de devoir courir après le salarié pour le faire signer, il existe un risque juridique évident pour l’entreprise. En cas de retard de l’envoi du contrat de mission dans le délai de 48h prévu par la réglementation, l'employeur peut être tenu de verser jusqu'à un mois d'indemnité salariale. Automatiser le processus de signature des contrats apparaît comme une solution efficace pour gagner du temps mais surtout pour s’éviter d’être « retoqué » par l’inspection du travail !
Coffreo propose une solution de signature électronique des contrats de travail utilisable 24h/7j qui génère notamment des relances automatisées pour maximiser les chances d'obtenir une signature rapide. En outre, Coffreo permet au travailleur temporaire de bénéficier d’un coffre-fort numérique personnel, où tous ses contrats, bulletins de paie et autres documents RH peuvent être stockés.

 

Automatiser l’onboarding et l’offboarding des intérimaires

Pour que l’intérimaire fraîchement embauché soit parfaitement opérationnel dès le début de sa mission, il convient de l’”onboarder” correctement en lui remettant un certain nombre de documents : livret d’accueil, livret de sécurité, règlement intérieur ou encore notes d’information diverses. Selon les métiers et la mission, les documents diffèrent, ce qui peut engendrer soit des oublis, soit des erreurs. Là encore, une solution digitale peut automatiser leur diffusion. Il suffit de paramétrer le logiciel selon le contenu de la mission, le profil du travailleur et de l’entreprise utilisatrice… et le tour est joué. De plus, une solution performante peut permettre de conserver une trace des échanges et de demander au salarié d’apposer une signature électronique s’il est nécessaire de pouvoir justifier qu’il a eu connaissance d’un document particulier
A titre d’exemple, Coffreo a diffusé 780 000 justificatifs de déplacement professionnel pour les salariés pendant les deux premiers confinements dus à la pandémie de la COVID-19.
La fin de mission fait également partie des processus qu’il est possible d’automatiser. Solde de tout compte, attestation Pôle emploi, certificat de travail… Tous ces documents doivent être transmis à l’intérimaire une fois qu’il a terminé sa mission. Garantir que tout cela est fait dans les règles de l’art donnera évidemment une bonne image de marque à l’agence. En effet, un intérimaire qui aura vécu un offboarding raté (lenteur dans la réception des documents, oublis ou erreurs) risque de communiquer une opinion négative de l’agence auprès d’autres intérimaires ou de ne pas vouloir y travailler de nouveau. Un offboarding réussi fait aussi partie du processus de fidélisation.

 

Comptabiliser automatiquement le temps de travail

Essentiel à l’édition du bulletin de paie de l’intérimaire et de la facture du client, le relevé d’heures peut vite devenir chronophage et source d’erreurs pour les agences d’intérim. En l’absence d’une solution adaptée, ces dernières doivent les récupérer sous format papier ou par email dans des feuilles de calcul. Il leur faut ensuite re-saisir les informations dans leurs outils de gestion de la paie et de la facturation. Non seulement, ce processus nécessite souvent de passer beaucoup de temps à relancer l’entreprise utilisatrice pour obtenir le relevé mais en plus les multiples saisies augmentent considérablement le risque d’erreur. Là encore, des solutions digitales existent. Par exemple, Coffreo permet à l’entreprise utilisatrice de transmettre la feuille de temps à l’agence d'intérim au travers d’une interface très simple, des relances en cas de non-transmission dans les délais impartis sont automatiquement programmées et les informations sont automatiquement remontées dans l’ERP pour garantir la ponctualité de la paie et de la facturation.

 

Dématérialiser la distribution des bulletins de paie

L’automatisation de la paie est relativement démocratisée dans les entreprises. Depuis 2017, l’employeur est autorisé à diffuser le bulletin de paie sous format électronique sans accord préalable du salarié. Automatiser ce processus permet ainsi aux agences d’intérim de produire rapidement les bulletins en paramétrant les éléments obligatoires : période(s) concernée(s) de mission(s), coordonnées de l’agence et de l’intérimaire, heures travaillées, indemnité de fin de mission, mise en livret, cotisations et contributions sociales, taux, etc. Elles s’évitent ainsi un travail fastidieux et souvent source d’erreurs, du fait de la multitude de vérifications à faire.
Attention, il ne s’agit toutefois pas d’envoyer les bulletins par email. Pour être en conformité avec la réglementation, l’agence doit disposer d’une solution sécurisée garantissant l’intégrité, la confidentialité et la conservation des données telle que celle proposée par Coffreo.

 

Sécuriser et optimiser l’archivage

Chaque mission d’intérim, qui peut parfois n’être que de quelques jours, voire quelques heures, impose à l’agence de générer de nombreux documents. Mis bout-à-bout, cela représente un volume considérable de données qu’il faut pouvoir stocker, conserver et consulter aisément. Si la gestion papier et les armoires remplies de dossiers tendent bien sûr à disparaître, la sécurisation et l’organisation de l’archivage numérique sont aujourd’hui des aspects sur lesquels des progrès peuvent être réalisés. Pour sécuriser leurs activités, les agences doivent se tourner vers des solutions qui leur apportent des garanties en termes de sécurité des données (respect des standards, redondance…), de respect des délais de conservation des données exigés par la loi, ou encore de simplicité d’utilisation pour pouvoir aisément tracer les échanges et retrouver des documents.

 

En conclusion, les processus RH sont nombreux à pouvoir être automatisés grâce à des solutions digitales installées dans les agences d’intérim. Partenaires depuis 15 ans des agences d’emploi et des travailleurs temporaires, Coffreo propose une solution de dématérialisation permettant de renforcer la relation employeur/employés des secteurs d’activité de services à forte composante humaine en automatisant des processus chronophages. Génération automatique des contrats de travail électroniques, création des bulletins de paie électroniques, diffusion automatique des documents auprès des intérimaires, remise des livrets d’accueil… Coffreo digitalise pleinement la relation avec vos intérimaires. Vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions ? Demandez une démo.