Signature du contrat de travail pour les missions de courte durée : comment améliorer votre taux de signature ?

Signature du contrat de travail pour les missions de courte durée : comment améliorer votre taux de signature ?

Le recours à du personnel pour une mission temporaire donne le plus souvent lieu à l’établissement d’un contrat formel entre le salarié et l’employeur. Il peut s’agir d’un contrat de type CDD, extra, saisonnier, vacataire, intermittent… si le salarié est employé directement par l’entreprise au sein de laquelle la mission va être effectuée ou d‘un contrat de mission si le salarié est délégué par une agence d’emploi auprès de l’entreprise utilisatrice. Dans les deux cas, il s’agit d’un document contraignant entre l'employé et l'employeur, qui précise le type d'emploi ainsi que les conditions liées à l'emploi.

Contrairement au recrutement d’un salarié en CDI pour lequel le processus peut être assez long, ces missions doivent souvent être pourvues dans l’urgence en quelques jours, voire en quelques heures, et la contractualisation en bonne et due forme dans un laps de temps aussi court peut s’avérer difficile. Il en résulte que, en pratique, certaines missions ont lieu sans qu’un contrat n’ait été signé. Quels sont les risques pour l’employeur ? Comment améliorer le taux de signature ?

Absence de signature du contrat de travail : un risque de requalification en CDI ?

Chaque type de contrat est soumis à des règles particulières.

Si un écrit n’est pas forcément toujours obligatoire, il l’est pour de nombreux contrats (contrat à durée déterminé, contrat de travail temporaire, contrat saisonnier, contrat d’intermittent…) et reste dans tous les cas fortement conseillé pour éviter tout risque de litige ultérieur.

L’une des craintes les plus fréquentes des employeurs est la requalification en CDI. Si elle n’est pas automatique en cas d’absence de signature de contrat, c’est néanmoins effectivement un risque potentiel auquel viennent s’ajouter des risques financiers.

A titre d’exemple, le contrat de mission de travail temporaire doit être rédigé en français et être signé par le travailleur dans les deux jours suivant sa mise à disposition de l'entreprise. En l'absence de document écrit, l'employeur peut être condamné à une amende de 3 750 €, jusqu’à 7 500 € en cas d'infraction répétée. En cas de retard de l’envoi du contrat de mission dans le délai imparti de deux jours, l'employeur peut être tenu de verser jusqu'à un mois d'indemnité salariale.

Le non-respect de cette obligation dans le délai imparti n'entraîne pas en soi une requalification en contrat à durée indéterminée. Cependant, l’entreprise utilisatrice peut se voir également dans l'obligation de payer des indemnités.

En revanche, selon les dispositions juridiques relatives aux articles L.125139 à L.125141 du code du travail, et à défaut de contrat de travail, ou de nouveau contrat de mise à disposition, ce même salarié peut être considéré comme lié à l’entreprise par un CDI.

Missions de courte durée : un taux de signature des contrats de travail encore trop bas

Lorsqu’une entreprise ou une agence d’intérim fonctionne avec des processus papier, où le salarié doit se déplacer pour signer son contrat, ou alors quand celui-ci reçoit son contrat par la Poste et doit le retourner signé par courrier, le taux de signature est souvent très bas.

La priorité étant bien souvent donnée aux aspects opérationnels (démarrer effectivement la mission) plutôt qu’aux aspects administratifs (signer des documents), certaines agences d’intérim constatent même que dans un cas sur deux, la personne ne signe pas avant de commencer la mission.

On l’a vu, le non-respect de la réglementation expose juridiquement l’agence d’emploi. En outre, cela peut également être source de mauvaise compréhension sur les contours de la mission, ce qui peut faire perdre du temps et nuire à la réputation de l'entreprise et/ou de l’agence d’intérim.

Enfin, sachez que dans le cas où l’employeur ne fournit pas les informations requises concernant les conditions d'emploi, l’employé peut décider de manière légitime de s'adresser au Conseil de prud'hommes.

Signature du contrat de travail : découvrez comment la dématérialisation des contrats de travail va vous permettre d’améliorer votre taux de signature

Au cours des dernières années, de plus en plus d'entreprises ont adopté la signature électronique des documents. Cette innovation simplifie les processus de recrutement, offre un gain de temps, aide à être plus efficace et à améliorer la gestion des équipes à distance. Grâce à ce format numérique, il devient possible de faire signer des documents plus rapidement, de les enregistrer dans le cloud et de rationaliser les processus d'entrée et de sortie dans l’entreprise.

En dématérialisant les contrats de travail, les salariés n’ont plus besoin de se rendre en agence pour signer leurs contrats de travail ou de les imprimer pour pouvoir les signer puis les envoyer par courrier ou les scanner et les envoyer par email. Ils les reçoivent automatiquement dans leur espace personnel et peuvent les signer à distance grâce à la signature électronique. Nous avons eu l’occasion de décrire en détail ces mécanismes dans un précédent article.

Au-delà de cette simplification de la méthode de signature, une solution de dématérialisation bien conçue doit également intégrer la contractualisation dans un workflow plus large permettant de simplifier le quotidien de l’employeur (synchronisation avec l’ERP, archivage…) et, pour répondre plus particulièrement à l’enjeu que nous évoquons ici, d’automatiser les relances du salarié en cas de non-signature.

L’impact sur le taux de signature est considérable. Les clients utilisateurs de la solution Coffreo constatent ainsi en moyenne un taux de signature de leurs contrats de 93% contre souvent moins de 60% pour les sociétés qui utilisent un processus papier.

En outre, les avantages de la dématérialisation vont au-delà de l’amélioration du taux de signature. En ce qui concerne plus particulièrement les contrats, elle permet :

  • Des recrutements plus rapides : La dématérialisation des contrats de travail permet de réduire les délais de signature des contrats, et aide à atteindre les objectifs plus rapidement - par exemple, elle peut "accélérer" une embauche en faisant signer facilement un document en ligne par le salarié.
  • Une simplification de la gestion des contrats : En limitant les échanges de documents par courrier ou par mail, la dématérialisation des contrats de travail diminue le nombre d'impressions et la consommation de papier qu'ils génèrent.
  • Une sécurité et une valeur juridique des contrats
  • Une réduction du risque de perte de documents et dans le même temps, une sécurisation des contrats, notamment par l'archivage numérique des documents.
  • Un avantage concurrentiel et une plus grande réactivité que vos concurrents en cas de recrutement, par exemple.
  • Une amélioration de la relation client et une meilleure fidélisation des intérimaires qui apprécient de bénéficier d’une solution digitale innovante et plus rapide.

Coffreo, la solution de dématérialisation des contrats de travail

Vous l’aurez compris, la dématérialisation des contrats est un processus qui prend une importance croissante au sein des entreprises et des organisations, dans le cadre de leur transformation numérique.

Pour améliorer votre taux de signature, le recours à la signature électronique constitue un levier efficace. En adoptant une solution comme Coffreo, vous vous donnez les moyens de signer plus rapidement vos contrats et de les archiver en toute sécurité, tout en garantissant leur valeur juridique. Grâce à l’archivage des contrats dans un coffre-fort numérique, Coffreo vous permet de stocker, archiver, rechercher et retrouver facilement tous vos contrats.

Coffreo garantit ainsi la sécurité de la transmission des documents, la traçabilité de chaque contrat signé et l’archivage sur le long terme. L’intégralité des logs et des connexions des salariés sont historisés, afin de sécuriser l’employeur dans le cadre d’éventuels recours.

Première plateforme européenne de numérisation de la relation entre les salariés et les agences d’emploi, Coffreo propose une solution de signature électronique reconnue qui vous permettra d’améliorer significativement votre taux de signature. Vous souhaitez en savoir plus ? Demandez une démo !