Success story Torann-France

Torann-France, société indépendante de sécurité privée a choisi la solution Coffreo pour dématérialiser une partie de ses processus RH. Depuis octobre 2020, l’entreprise dispose d’un service de digitalisation permettant de faciliter les échanges de documents avec ses collaborateurs et ce en toute sécurité.

 

Simplifier, tracer, sécuriser et réduire l’usage du papier. Telles étaient les ambitions de Torann-France. En tant que spécialiste de la protection des hommes et des biens, on se retrouve très vite avec plusieurs centaines de nouveaux salariés compte tenu du fort développement de l’entreprise ou bien dans le cadre de prestations événementielles.

La difficulté résidait dans la conclusion du contrat de travail et sa traçabilité dans des délais souvent très courts.
Tout est venu de là : créer, envoyer, suivre et récupérer le contrat de travail signé d’un salarié avant sa prise de poste, explique Yannis Serdimet, Directeur de la Coordination Opérationnelle de Torann-France.

Le confinement a été un véritable accélérateur de cette transition numérique, en réflexion depuis 4 ans, poursuit le directeur.

 

Plusieurs dizaines de milliers d’euros économisés.

Avant la mise en place de Coffreo, ce dernier explique que la traçabilité des documents papier pouvait ne pas être optimum et/ou ne respectait pas toujours les délais inscrits dans les process.

Par exemple, si une personne avait plusieurs contrats dans le même mois, elle avait tendance à attendre pour les envoyer signés, tous en même temps. Cette réalité ne correspondait pas aux procédures.

Aujourd’hui, avec le passage au numérique via la solution Coffreo, ces problématiques n’existent plus au sein de l’entreprise. Cela a permis la mise en place d’une totale traçabilité et sécurisation des contrats, ainsi qu’un gain de temps considérable dans le partage des documents : « Coffreo nous permet d’avoir des contrats types déjà tout faits et de pouvoir prouver que le salarié a eu connaissance des documents envoyés, conformément à la réglementation de notre métier ».

Autre atout soulevé par Yannis Serdimet : l’impact environnemental. Depuis 2018, Torann-France investit dans une démarche de dématérialisation de ses documents pour un objectif « zéro papier ». « Nous devons transmettre en moyenne une quarantaine de pages à nos salariés lors de chaque mission. Digitaliser ces documents nous permet donc aussi de réduire notre empreinte environnementale, tout en réduisant nos coûts de papier, d’impression et de timbres. » Selon le directeur de la coordination opérationnelle, le gain financier est estimé à « plusieurs dizaines de milliers d’euros par an ».

 

Une transition rapide et efficace

Depuis la mise en place progressive de Coffreo, qui a débuté en octobre 2020, 100% des treize agences de Torann-France utilisent la solution. « C’est une directive nationale », souligne Yannis Serdimet, qui explique avoir pris toutes les dispositions nécessaires pour simplifier les démarches en systématisant désormais la signature électronique des contrats.

« Sur nos 2500 salariés, seuls quatre ou cinq ont choisi de conserver l’envoi papier mais uniquement pour leur bulletin de paie. La signature des contrats a été adoptée par tous. Notre volonté était de faciliter la vie et le parcours professionnel de l’ensemble de nos collaborateurs. Avec Coffreo, cela est devenu possible. Aujourd’hui, nous privilégions donc lors de nos recrutements ce que l’on appelle chez Torann-France des e-agents ».

Pour aider à la transition des personnes les plus sceptiques, des formations sont disponibles via des supports fournis par Coffreo. « Nous avons pris le temps de former nos salariés et nos équipes pour que tout le monde soit prêt. Pour les nouveaux salariés, la formation est inscrite dans notre process d'intégration avec un film de présentation de Torann-France, mais aussi des vidéos explicatives des outils et solutions intégrés y compris Coffreo».

 

Un véritable partenariat

Avec une agence en cours de développement en Belgique, Torann-France poursuit sa politique de dématérialisation à 360°. «On a déjà dématérialisé de nombreux documents et informations d’entreprise : la communication des plannings, les demandes de congés payés, d’échange de vacation... Notre prochaine étape : reproduire cette digitalisation à notre centre de formation interne Asgarth Consultants ». Yannis Serdimet recommande chaudement la mise en place de la solution Coffreo à d’autres sociétés, notamment pour l’écoute et la disponibilité des interlocuteurs (dans son cas, Philippe Gasull et Antonio Pereira). “ C’est un véritable partenariat. Coffreo est à l’écoute de nos demandes en faisant évoluer son outil et, inversement, nous pouvons aider leur société à être plus présente dans le secteur de la sécurité privée.”

Une (autre) belle success story en perspective avec ces futurs utilisateurs de la solution.